Los nuevos empleados requieren de una orientación para introducirse en su nuevo puesto de trabajo exitosamente, pero muchas compañías no sugieren un pack de bienvenida para los nuevos empleados, lo cual repercute en problemas de incorporación que, además, tienen la posibilidad de entorpecer la tarea de otros trabajadores. Debemos abarcar que la bienvenida debe ser un acto informativo y por esto es positivo empezar con una actividad social con su responsable donde se muestren los datos básicos sobre la organización, aunque suponga reiterar lo ya comunicado en la entrevista de trabajo, ya que es en este momento cuando esta información resulta más importante para el trabajador.

Manual de bienvenida para los nuevos empleados

Es buena iniciativa tener un manual de bienvenida que se logre dar de manera física al empleado, en el que se transmita información complicada o que es positivo que sea alcanzable cualquier ocasión, sin la necesidad de averiguar a otros empleados. El primer día puede ocuparse a su estudio y tiene la posibilidad de tener datos como por ejemplo:

• Normativa de seguridad (incluyendo la circunstancia de los botiquines de emergencia, salidas de incendios, extintores y otra información importante frente urgencias)
• Normas simples de la compañía (uso del material de oficina, respeto de las ubicaciones de trabajo, etc…)
• Horarios, turnos de trabajo, establecimiento de vacaciones…
• Organigrama actualizado con fotos de los responsables de cada área.
• Historia resumida de la compañía y su filosofía.
• Procedimiento frente accidentes o situaciones críticos (con quién debe comentar, a quién debe averiguar y con qué medios).
• Directorio telefónico y/o de extensiones telefónicas.
• ¿Qué gastos paga la compañía? Informa de los gastos que la empresa paga a los trabajadores.

Más allá de las normas, prepara el primer día de los nuevos empleados

El primer día de trabajo jamás se olvida. Todas las impresiones que uno tiene a lo largo de esas ocho horas en la compañía dejan una huella imborrable en nuestra memoria. El “día 1” es la posibilidad ideal de conectar con el recién llegado, para comenzar a crear el engagement que le convertirá en seguidor de la marca desde el inicio.

¿Y por qué aguardar al primer día? Adelántate y allánale el sendero antes de que ponga un pie en su novedosa oficina… ¿cómo? Házle llegar un paquete de bienvenida una semana antes de que se una al grupo. Por ejemplo, ¿quieres que se sienta parte de la empresa desde el primer día? Pues nada más sencillo que hacer que desayune con una taza personalizada de la empresa en dónde aparezca su nombre. Esta técnica de las tazas personalizadas para empleados es cada vez más utilizada por las empresas más vanguardistas.

Por ejemplo, en este panel se pueden ver varios packs de bienvenida en Pinterest. Como vemos, las tazas personalizadas forman parte del repertorio habitual de regalos a los nuevos empleados. Es un regalo sencillo de realizar y de un alto valor para el empleado.

Un ejemplo de pack de bienvenida muy famoso es el de Ogilvy & Mather. Ogilvy & Mather pack de de bienvenida es una pequeña caja con los colores corporativos. Esa caja incluye varios artículos, siempre con los colores de la empresa.

Por último, y no por ello menos importante, tener en cuenta también que se pueden realizar packs de bienvenida también para clientes. Al fin y al cabo en toda empresa el jefe supremo es el cliente, así que, ¿por qué no regalarle un pack de bienvenida?.

Algunos tips extras para los paquetes de bienvenida

• ¿Tú compañía trabaja el olor como imagen de marca? De entre todos los sentidos, el olfato es el que más recuerdos evoca, lo que uno huele permanece siempre en la memoria. Entonces, si deseas que el nuevo colaborador interiorice los atributos de la marca desde el primer día… ¡crea un aroma que defina a la organización e inclúyelo en el paquete de bienvenida! Además tendrás la posibilidad de usarlo para ambientar las áreas de trabajo de trabajo y también para sostener vivo el recuerdo de la marca entre los usuarios.

• Dale valor al merchandising y plantéalo como un elemento que favorezca el anclaje emocional. Los bolígrafos y los cuadernos son muy servibles pero no conectan con la emoción del recién llegado. Dale la vuelta al tan manido merchandising y transfórmalo en ese objeto que representará el deber mutuo entre el nuevo empleado y la organización… ¿trabajas en una aseguradora? Hazle parte de una póliza simbólica donde sea lea un “¡vamos a cuidarte!” bien grande.

• Si le vas a contar una historia, que sea corta. No le avasalles con mucha información el primer día, no entierres su mesa bajo antiguas publicaciones de la compañía ni le invites a leer muestras que poco tienen relación con él. Esto solo termina de comenzar, va a tener tiempo de sobra para comprender la organización al aspecto. Deja que ese primer día se centre en la gente y si deseas contarle misión, perspectiva y valores… ¿por qué no llevarlo a cabo con un vídeo apoyado en visual thinking? Seguramente en dos minutos logras más que en una día entera de lectura.

• Dale visibilidad antes de que llegue. No esperes a que sean las incorporaciones quienes completen su perfil en la comunidad corporativa o en la intranet de la organización. Tómate 5 minutos para completar su ficha con los datos más importantes para que el resto de la organización comience a ubicarle… y si además puedes integrar su foto te ahorrarás muchas persecuciones por los pasillos de la oficina recordándole este asunto pendiente.

• Es su día, ¡hazle sentir especial! y organiza una enorme acogida personalizando su mesa de trabajo con un colosal ¡Bienvenido!, sorprendiéndole con un terminado desayuno o anunciando su llegada a toda la organización. Si entre tus canales de CI tienes una red de pantallas, comunica su integración e invita a los ayudantes a decir ¡hola! al recién llegado… ¿prefieres contarlo por medio de la newsletter? Prueba con una entrevista desenfada donde se vea el lado más humano y entretenido del nuevo empleado.

• Una acogida para cada momento: Durante la vida en la compañía se tienen la posibilidad de vivir diferentes bienvenidas: la integración de una baja, un cambio de puesto o el regreso de una excedencia. Para hallar un real engagement es considerable que convirtamos todos estos recibimientos en una ocasión para demostrarle el deber de la compañía con él. Va a ser fundamentalmente considerable dejarle claro qué se estima de él en cada instante y cuál es su aportación al emprendimiento de la organización.